Hướng dẫn công ty dịch vụ kế toán đồng bộ số liệu cho khách hàng (cùng sử dụng phần mềm Kế Toán Doanh Nghiệp 2019)

Vừa qua chúng tôi có cài đặt cho một số khách hàng phần mềm Kế Toán Doanh Nghiệp 2019 với mục đích chủ yếu là kết xuất hóa đơn điện tử và theo dõi xuất nhập tồn (vì không có kế toán tại chỗ nên báo cáo Thuế vẫn thuê các công ty dịch vụ kế toán).

Trong trường hợp các công ty dịch vụ kế toán cũng dùng sản phẩm phần mềm của chúng tôi thì việc đồng bộ số liệu qua lại rất thuận tiện, tiết kiệm thời gian khai báo ban đầu và nhập số liệu sau này cho cả 2 bên.

Sau đây là hướng dẫn chi tiết (ví dụ khách hàng thuê dịch vụ kế toán là “Công ty TNHH DV TM Phần Mềm Khổng Minh Hà”) :

A – Sau khi khách hàng cài đặt phần mềm (hoặc sau này có biến động về các danh mục đã đồng bộ) : công ty dịch vụ kế toán hỗ trợ đồng bộ các danh mục : chứng từ, đối tượng pháp nhân, kho hàng, mã hàng.

+ Bước 1 : “Xuất danh mục ra thư mục theo lựa chọn” (thao tác trên máy tính của công ty dịch vụ kế toán)

Chọn menu : “Import/export” -> “3 – Xuất danh mục ra thư mục theo lựa chọn”

Chọn thư mục đích, các loại danh mục cần xuất (nếu dự định thực hiện hoàn chỉnh việc báo cáo Thuế, in ấn sổ sách kế toán trên máy tính của khách hàng thì bạn hãy lựa chọn tất cả các loại danh mục)

Chọn thư mục đích trên USB cần chú ý : thư mục đã được tạo trước và tên thư mục không được có khoảng trống hay dấu tiếng Việt (nếu sai phần mềm sẽ thông báo lỗi)

Sau khi lựa chọn xong như ảnh minh họa bạn chọn “Tiếp tục”

Phần mềm thông báo “Thành công” -> Kết thúc bước 1

+ Bước 2 : “Nhập danh mục từ thư mục theo lựa chọn” (thao tác trên máy tính của khách hàng thuê dịch vụ kế toán)

Chọn menu : “Import/export” -> “1 – Nhập danh mục từ thư mục theo lựa chọn”

Lựa chọn “Thư mục khác” là thư mục đã xuất danh mục ở bước 1 (cách chọn tương tự bước 1). Sau khi lựa chọn xong như ảnh minh họa bạn chọn “Tiếp tục”

Phần mềm thông báo “Thành công” -> Kết thúc bước 2 đồng thời hoàn thành việc đồng bộ danh mục

B – Hàng tháng công ty dịch vụ kế toán có thể lấy số liệu đã được cập nhật từ máy tính của khách hàng về máy tính của công ty dịch vụ kế toán (tiết kiệm được thời gian nhập lại số liệu) -> Cách xuất, nhập số liệu tương tự xuất, nhập danh mục ở phần A.

Sử dụng chức năng (4) để xuất số liệu từ máy tính khách hàng sau đó sử dụng chức năng (2) để lấy số liệu về máy tính công ty kế toán

Các ví dụ minh họa ở trên là hướng dẫn sử dụng chung, trong thực tế bạn có thể xuất danh mục, số liệu ra đĩa cứng rồi gởi email có đính kèm file (nén khi gởi và giải nén khi nhận) sau đó nhập danh mục, số liệu từ các thư mục đã nhận về đính kèm theo email.

Việc lựa chọn xuất, nhập hàng tháng sẽ gây nhàm chán và mất thời gian cho nên phần mềm có thêm chức năng “7 – Khai báo kịch bản nhập, xuất danh mục và số liệu”. Sau khi khai báo mỗi lần muốn xuất, nhập bạn chỉ cần click chuột vào chức năng (6) hoặc (5) là xong.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

CAPTCHA Image

*